Tata cara menulis surat resmi

Surat resmi atau disebut juga surat dinas adalah surat yang  ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antar organisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.  
Dalam penulisan surat resmi, bahasa yang digunakan adalah format surat dan ragam bahasa yang dibakukan. Hal tersebut dilakukan agar isi surat tidak menimbulkan salah tafsir, mengingat surat merupakan bentuk komunikasi tertulis, yang sangat mungkin untuk menimbulkan salahtafsir. 
Surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap, yaitu

1. Kepala surat

Kepala surat yang ditulis lengkap memuat informasi yang terdiri atas

1. nama instansi,
2. alamat lengkap,
3. nomor telepon,
4. nomor kotak pos, dan
5. lambang atau logo.

Dalam penulisan kepala surat hal-hal berikut perlu diperhatikan.

·         Nama instansi tidak disingkat, misalnya Osis, tetapi Organisasi Sekolah Intra Sekolah

·         Kata jalan tidak disingkat dengan Jl. atau Jln., tetapi Jalan

·         dengan J kapital.

·         Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat, telepon; bukan tilpun, telpun, dan tidak disingkat menjadi Telp atau Tlp.

·         Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos;  jangan disingkat menjadi Kotpos. Jangan pula kamu gunakan P.O. Box atau Post Office Box.

·         Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau spasi pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan

2. Tanggal penulisan surat

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf yang diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala surat. Setelah tanggal tidak ada tanda baca.

Berikut contoh penulisan tanggal yang salah

Surabaya : 16 Januari 2008

Surabaya, 16 Januari 2008

16 -01-2008

16 Jan 2008

3. Nomor, lampiran, dan hal surat

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf  kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut.

Kata nomor dan lampiran dapat disingkat secara taat asas dengan No. dan Lamp.

Penulisan Nomor Yang Salah	Penulisan Nomor Yang Benar
Nomer: 110/U/OSIS/2007,-	Nomor: 110/U/OSIS/2007
No: 110/U/OSIS/2007,	No: 110 / U /OSIS / 2007
Nomor: 110/U/OSIS/2007	Nomor: 110.U.OSIS.2007

Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf, bukan dengan angka, dan tidak diakhiri dengan tanda baca. Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.

Penulisan Lampiran Yang TIDAK  Dianjurkan	Penulisan Lampiran Yang dianjurkan
Lampiran: 1 berkas	Lampiran: Satu berkas
Lamp: 1 (Satu) berkas	Lamp: Satu berkas

Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda baca. Pokok surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada pada isi surat.

Penulisan Hal Yang Tidak Dianjurkan	Penulisan Hal Yang dianjurkan
Hal : Permohonan Izin mengadakan studi banding	Hal : Permohonan izin
Hal : Perpanjangan Izin Penelitian Hal : Permintaan data lomba desa 2008	Hal : Perpanjangan izin penelitian Hal : Permintaan data lomba desa 2008
Hal : Petunjuk Pembinaan Desa Tertinggal	Hal : Petunjuk pembinaan desa tertinggal

4. Alamat tujuan

Dalam menuliskan alamat surat, hal-hal berikut perlu diperhatikan.

·         Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan kebiasaan si pemilik nama menulis namanya.

·         Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya, bukan huruf kapital semua.

·         Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.

·         Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan kata kepada sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal.

·         Kata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr., sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis lengkap, tanpa disingkat.

·         Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr., dr., atau Drs., atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr tidak digunakan.

·         Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.

·         Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.

·         Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.

Salam pembuka dan penutup

Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut:

Salam sejahtera,

Saudara…,

Ibu… yang terhormat,

Di samping itu ada salam yang bersifat khusus,

Assalaamu’alaikum W.W.,

Salam Pramuka,

Salam Perjuangan,

Merdeka,

Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut.

Hormat saya,

Hormat kami,

Salam takzim,

Wassalam,

6. Isi surat (tubuh surat)

Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup.

Contoh bagian pembuka

a.      Pada tanggal 5 Februari 2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi. Tujuan lomba adalah ….

b.      Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007, No. 29/Pr./H/I/2007 akan kami jawab sebagai berikut.

Contoh bagian penutup

a.      Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.

b.      Demikian permohonan kami. Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan:

1.       Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

2.      Demikian harap maklum.

3.      Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih.

7. Pengirim surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan)

Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut:

·         Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.

·         Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca.

Contoh penulisan nama pengirim surat.

Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan	Penulisan Alamat yang Dianjurkan
KEPADA Yth. Bpak. Drs. Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha        Kantor Pemda Tingkat I Jatim        Jln. Pahlawan Nomor 2 SURABAYA 2. Deby Sukamdani Ketua OSIS KETUA OSIS	Yth. Bapak Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha Pemerintah Propinsi Jawa Timur Jalan Pahlawan 2 Surabaya 2. Deby Sukamdani Ketua OSIS

8. Tembusan (jika diperlukan)

Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut:

·         Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.

·         Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama instansi.

·         Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.

·         Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.

·         Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi pasti ada tembusan.

Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan	Penulisan Alamat yang Dianjurkan
Tembusan 1. Kepala Sekolah sebagai laporan. 2. Pembina OSIS sebagai pertimbangan. 3. Ketua OSIS sebagai bahan pertanggungjawaban.	Tembusan 1. Kepala Sekolah 2. Pembina OSIS 3. Ketua OSIS

Sumber